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開発中の仕様変更リスクを軽減させるステークホルダー登録簿とは?

こんにちは、Fablic開発ディレクターの@bara_yです。

今回のエントリーですが、最近プロジェクトマネジメントの本を読んで学んだ、「ステークホルダー登録簿」についてご紹介したいと思います。

2017年10月に入社し、多くの部署と関わる中規模のプロジェクトに携わらせていただきました。今まで少人数での開発現場しか経験をしたことのない私は、関連部署との情報共有とすり合わせに苦労しました。

ステークホルダー登録簿を事前に知っていて活用していれば、プロジェクト関係者とのミスコミュニケーションを防ぎ、開発途中での仕様変更をなくす、もしくは減らすことができたのではないかと思います。さらには各ステークホルダーと良い関係性を築き、生産性の高いプロジェクト運営ができるようになるのではないかと考えています。

そんな素晴らしいツールがステークホルダー登録簿なのですが、まずはどのようなものかをお伝えしたいと思います。

ステークホルダー登録簿とは?

ステークホルダー登録簿とは、プロジェクトに関わる人(ステークホルダー)の情報を明文化したリストです。

PMBOKというプロジェクトマネジメントに関する国際規格の中で定義がされている、プロジェクト立ち上げの際に作成する文書の中の一つでもあります。

ステークホルダー登録簿に記載される内容としては以下の2種類に分けることができます。

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特徴としては、各ステークホルダーの関心事項やプロジェクトに対する影響度、興味・関心、賛否等の作成者の主観を含めた定性情報が含まれている点です。これらの情報は基本的にはプロジェクトメンバーに公開せず、作成者のみが見れるように管理をしておきます。

イメージとしては下記のような表となります。

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一般的には、開発期間が長期にわたる大規模なプロジェクトや、業務委託案件の現場で使われています。

とはいえ、弊社のような事業会社の開発ディレクターでも、普段のプロジェクトからステークホルダー登録簿を活用することで、もっとスムーズにプロジェクトの進行ができるのではないかと感じたのです。

入社後初のプロジェクトで感じたステークホルダー登録簿の必要性

冒頭で少し触れたように、初のプロジェクトは関わる部署が多いプロジェクトでした。

開発に直接に関わるエンジニアやデザイナーの方、新機能をリリースした後の運用に携わるカスタマーサポートの方とは、日頃からミーティングで顔を合わせるため、さほど意識をしなくても情報の共有をこまめに行うことができました。

しかし、接触機会が少ない管理部門に対してはつい意識が薄まり、情報共有のタイミング遅れることもありました。

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開発ももう後半戦というところで、仕様の追加や文言の変更要請が入ったり、更には新機能のリリースそのものの是非が議論されるといったこともあり、管理部門が認識しているリスクに気が向けられていない状況でした。

管理部門のステークホルダーたちは高い専門性を持っており、プロジェクトの成果物が法律や会計基準に則っているかなど、自分たちでは気付くことができない視点からアドバイスを与えてくれます。社会的なリスクに対処し継続的なサービスを提供し続けるためには、彼らの意見に耳を傾け、想定される懸念に対し対処していく必要があるのです。

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ステークホルダー登録簿を活用して一体感のあるプロジェクトに

このような経験から、管理部門のようなステークホルダーへの意識を保つことが大切だと気付き、ステークホルダー登録簿が事業会社のディレクション業務にも活かせるのではないかと思いました。

ガントチャートを作成し更新するように、ステークホルダー登録簿を作成し日々確認するすることで、普段顔を合わせないステークホルダーへもプロジェクトの進行度合いに合わせて、適切なタイミングで情報共有ができるのではないかと考えます。

そして、各ステークホルダーとのコミュニケーションを最適化することで、プロジェクト内に一体感が生まれ、スムーズな進行ができるのではないでしょうか?

早速、次のプロジェクトから実践に移して、有効性があるのかどうか身をもって実証したいと思います!

いかがでしたでしょうか?今回の記事が、少しでもみなさんのお役に立てたなら幸いです。 最後まで読んでいただきありがとうございました。