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継続しやすいタスク管理を考える

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こんにちは!Fablic で アートディレクター・デザイナー をしております、わりえもん (@wariemon) です。 実際のデザインなどの実務以外に、今年7月からデザイナーチームのマネジメントも始めました。その中で最初に手をつけた、タスク管理の方法・考え方についてお話しします。

(この記事は Fablic Advent Calender 2017 の4日目の記事です。)

1. 課題発見と解決策

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Fablic では、2017年にはいって新しいメンバーが多くなり、「進行管理・アサイン」 の仕組みを見直す必要がありました。

また、目標KPIごとに区切られたチーム編成になっていたため、デザイナーというくくりで全体を把握している人がおらず、メンバーが本当に挑戦したいこと・目指したい方向にあったことができているのか、「メンバーの成長」という観点でも改善点がありました。

そこで、タスク管理をすることでその二つの課題がどのように解決されるのかを簡単に整理しました。

📈 進行管理

  • デザイナーのアサイン漏れがなくなる
  • 案件の進捗をみんながチェックできる
  • 他メンバーが自主的にヘルプに入りやすくなる

💪 メンバーの成長

  • 挑戦したい案件にアサインしやすくなる
  • タスクのつまり具合によって、最適な案件をふれる
  • お互いの作業内容を知ることで自主的なアドバイスなど交流が増える

スムーズな進行は、プロダクトの改善・開発には不可欠なものですし、やりたいことに挑戦できる環境は中長期的に見たメンバーのスキルの成長・キャリアづくりに役立ちます。

まずこの時点で、課題を解決する取り組みであることが明確になったので、「実際にどのように運営するのか?」という点に進みました。

2. 「ここだけ見てれば大丈夫」を実現するツール選び

📑 今つかっているものを確認する

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Fablic のキャンペーンや、広報案件など、デザイン関連の作業依頼などは、GitHub上のデザインリポジトリにissueとして依頼がくる形になっています。

その他でいうと、ツールではありませんが、ホワイトボードに作業内容を書き出し、毎朝確認する、いわゆるカンバン形式のタスク管理は各チームごとに行われていました。

issue管理、カンバン、そこにもう一個ツールが追加されるとなると、タスク管理にかける時間が大きくかかり過ぎてしまいます。

😮 GitHub を Trello っぽくみせてくれるツール "Waffle.io" との出会い

そこで、現状運用している GitHub をうまく活用できるツール "Waffle.io" を見つけ、導入することにしました。 Waffle.io とは、簡単にいうと、GitHub のリポジトリを Trello っぽく見せてくれるツールです。

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GitHub の一覧性にかけている部分(そもそもタスク管理を目的としていない)を補ってくれ、デザイナーチームリポジトリを使ってタスク管理、また別リポジトリにも issue の関連付けができるなど、GitHubの特性も生かしやすい形になりました。 操作も Trello のように直感的で簡単な操作なため、ツールの慣れ・不慣れに関わらず操作しやすいのも利点です。

また、大きなディスプレイに Waffle.io を表示するだけでカンバンの代わりができ、ツールの一元化ができました。

Waffle.io をつかうことで、デザイナーの現状を把握するには「ここだけ見ていれば大丈夫」という状況をにつくることができ、課題は解決され、実際に運用も数ヶ月単位で回るようになりました。 また、「多重管理問題」「使っているサービスとの相性」という2つのツール選びの課題も解決することができました。

3.ハードルの低い場づくり

ここまででも大きな進歩だったのですが、「もう一歩いいものにしたい」と意識した点が「ハードルの低い場づくり」でした。

💬 細かい・小さいことでもかける雰囲気づくり

  • 小さなことでもやったことをissueにする
  • 業務外のこと(例: 締め会の準備 / お祝いのケーキ準備など)もどんどん書く

「こういうのは書いてもいいのかな?」「書くまでもないかな」という小さな疑問から更新は滞り始めたりします。 やっていることの大小にかかわらず褒めあえる環境になると、さわるハードルも低くなるかなと考えました。

😮 ぱっと見でわかる言葉遣い・色使い

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Waffle.io はもともと、海外のツールなため、基本的にすべて使われている言語は英語です。 ここを日本語に書き直したり、絵文字を追加することで、より親しみやすく、入ってきたばっかりの人もわかる環境を作りました。 (Backlog と Done のみ、位置と名前を変えることができないため、英語のままにしています)

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また各issueについている カラーラベル。ここにも意味を込めています。

赤は重要案件・特急案件、黄色はコーポレート・イベント関連、緑はキャンペーン、青はサービス改善。

そしてラベルをつけることをルール化することで、

  • 「特急案件が増えてきているので、メンバーの今のリソース確保をしたほうがいいな」
  • 「キャンペーンの数が増えているので、進行がうまくいっているか気を配った方がいいな」
  • 「青が増えているので、改善に時間がさけていていいな」

など、チーム全員がぱっと見て状況把握しやすい環境ができました。

💭 もやっとした課題をかける場

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  • 見つけた課題や改善点を好きにかける
  • モヤっとした課題について話して実際のアクションにする
  • 自主的にプロダクトや環境が改善されるサイクルができる

もやっとした課題は、まだ具体的にやると決まったわけでもないし、後でどこかに書くか...などと後回しにしがちで、場合によっては忘れてしまうことも多々あります。

案件がスムーズに進行され、やりたい案件を担当することができる。 そこに見つけた課題を共有する場所を加えることで、より個人の意見が反映されやすい場づくりをしました。

タスク管理は仕組みづくりでは終わらない

現在、この Waffle.io を取り入れた仕組みによって、既に4ヶ月近く問題なく運用ができ、チームにも根付かせることができました。 しかし、仕組みをつくるだけではなく、メンテナンスをしたり見守る人が不可欠です。

わたしは、毎朝・お昼・帰る前など、定期的にチェックするタイミングを設け、全体のissueを整理しなおしたり、メンバーに状況確認をしたりしています。 場合によってはルールを見直したり、改善点を募ったりします。

仕組みやルールというのは状況によって変化してくものだと考えており、作って終わりのものではありません。 ひとによって運用される以上、ひとがそこに関わり続ける必要があります。

ここまでお読みいただき、ありがとうございました!

今回のタスク管理についての話が、少しでもみなさんのお役に立てたら幸いです。